Внутрішній опис справ Внутрішній опис документів справи – це обліковий документ, що містить перелік документів справи із зазначенням порядкових номерів документів справи, індексів, дат, заголовків і нумерації аркушів справи та є обов’язковим документом для справ з особливо цінною для компаній інформацією.
Внутрішній опис підписується нотаріусом із зазначенням його посади та дати складання опису і підшивається на початку справи.
Опис складається з описових статей справ, підсумкового запису, аркуша-засвідчувача та НСА до опису (титульний аркуш, зміст, передмова, список скорочень, внутрішні описи, покажчики, список книг тощо). Під час переробки описів, як елемент НСА, складається перевідна таблиця шифрів справ.
Серед її основних реквізитів можна виділити:
- назву організації (якщо архів – стороння організація);
- номер опису ;
- дату опису ;
- найменування документів, що здаються на зберігання;
- період, до якого належать документи;
- строк зберігання документів;
- кількість аркушів;
- розташування документів (номер папки, справи або короба);